Aufgaben der Verantwortlichen
Rolle und Aufgaben
Für Freiwillige verantwortlich zu sein ist eine schöne und herausfordernde Aufgabe. Sie bedeutet jedoch mehr als "Danke-sagen" und den Freiwilligenanlass zur organisieren.
Die Aufgaben der Behörden
Die strategische Ebene sorgt für nachhaltige förderliche Rahmenbedingungen in der Freiwilligenarbeit. Sie verankert diese in Struktur und Kultur der Kirchgemeinde.
Zu den Aufgaben der Behörden gehören:
- Verankerung der Freiwilligenarbeit und Partizipation im Leitbild
- Genehmigung von Freiwilligenkonzepten für die operative Ebene
- Regelung von Spesen und Versicherungen (Haftpflicht und Unfallzusatzversicherung=
- Bereitstellen von Budget (Arbeitszeit der Angestellten, Spesen, Weiterbildung, Dank...)
- Regelmässiger Austausch mit den Angestellten, welche Freiwillige begleiten
- Anerkennung und Dank (Ausweisen im Jahresbericht, persönlicher Dank)
- Kommunikation nach innen und aussen, Freiwilligenarbeit sichtbar machen
- Regelmässige Überprüfung der Qualität in der Freiwilligenbegleitung, gegebenenfalls Anpassung der Rahmenbedingungen
Die Aufgaben der angestellten Mitarbeitenden
Die verantwortlichen angestellten Mitarbeitenden (operative Ebene) planen die Einsätze und stehen für die Qualität der Angebote gerade. Sie gewinnen, begleiten, anerkennen, fördern und verabschieden die Freiwilligen.
Zu den Aufgaben gehören:
- Einsatzplanung
- Gewinnung von Freiwilligen (Öffentlichkeitsarbeit, Stellenbeschriebe, Inserate)
- Kennenlerngespräche und Einsatzentscheid
- Einführung und Begleitung
- Förderung und Weiterbildung der Freiwilligen
- Persönlicher und öffentlicher Dank und Anerkennung
- Standortgespräche, Abschlussgespräche mit Freiwilligen
- Ausweisen der geleisteten Arbeit durch DOSSIER FREIWILLIG ENGAGIERT
- Qualität laufend überprüfen und entwickeln
- Zusammenarbeit und Austausch mit den Behörden
Partizipation ermöglichen
Freiwillige sind vielseitig und unterschiedlich. Zunehmend wollen Freiwillige nicht nur ausführen sondern mitgestalten oder sogar eigene Ideen umsetzen.
Der Begriff Partizipation taucht oft auf, wenn von der Mitbeteiligung von Freiwilligen in der Kirche gesprochen wird. Gemeint ist der Einbezug von Freiwilligen in die Entwicklung und Durchführung von Angeboten und Projekten. Es werden also nicht nur Menschen für bestehende festgelegte Aufgaben gesucht, sondern auch Freiwillige für Aufgaben, die sie (mit-)gestalten und für die sie (Mit-)Verantwortung übernehmen.
Kirchgemeinden können Raum in Form von Gestaltungsspielraum oder auch ganz praktisch von Infrastruktur bieten. Dabei ist eine Haltung von Ergebnisoffenheit zentral. Freiwillige setzten Ideen anders um als Angestellte, dies soll ermöglicht werden. Ebenso sind schnelle Entscheidungswege und unkompliziertes Handeln der Organisation wesentlich wenn Partizipation gelebt wird.
Es lohnt sich zu überprüfen wo mehr partizipativer Spielraum für Freiwillige geschaffen werden kann.
Freiwilligenarbeit vs. Entgeltzahlungen
Freiwillige stellen ihre Zeit kostenlos zur Verfügung. D.h. es werden keine monetären Entschädigungen für die aufgewendete Zeit bezahlt. Einige Kirchgemeinden entschädigen Mitarbeitende für gewisse Aufgaben, daherist es zentral, dass operativ und strategisch Verantwortliche die Differenzierung von Freiwilligenarbeit (unentgeltlich) und Entgeltzahlungen (geringfügige Entschädigungen) in ihrer Kirchgemeinde definieren und umzusetzen. Wer Entgelte oder Entschädigungen zahlt (auch geringfügige) muss andere gesetzliche Rahmenbedingungen beachten. Zudem führen unklare Regelungen diesbezüglich oft zu Konflikten in Kirchgemeinden. Die zur Verfügung stehenden Dokumente helfen zur Klärung dieser Fragestellung in Kirchgemeinden und geben Auskunft über die rechtlichen Eckpfeiler.